La Dirección de Núcleo Educativo y la Secretaría de Educación Municipal de Chinú realizaron orientación técnica inicial sobre Gestión Documental, Libros y Registros Reglamentarios a los Rectores de Establecimientos Educativos Oficiales y Privados del Municipio de Chinú.
A continuación las memorias las cuales puedes descargar o visualizar:
El evento se llevó a cabo el día viernes 21 de noviembre de 2025 en el horario comprendido entre las 2.00 pm y las 4: 30 pm en las instalaciones de la Institución Educativa San Francisco de Asís del Municipio de Chinú el cual fue dinamizado por :
Winston Cale Garcés Herrera; Ingeniero Industrial, quien cuenta con la siguiente formación profesional: Especialización en Calidad Total, Especialización en Planeación Estratégica, Técnico en Organización de Archivos y Tecnólogo en Sistemas de Información
Además tiene una sólida experiencia en la gestión de sistemas de calidad, la dirección estratégica por objetivos y la implementación de sistemas de gestión documental en Colombia; en la orientación técnica sobre gestión documental demostró un liderazgo innovador, en la cual orientó con éxito la transformación de procesos que se requiere hoy en día en los establecimientos educativos en la gestión documental mediante la adopción de tecnologías emergentes que fortalezcan la eficiencia de los procesos y el cumplimiento normativo.
En su exposición demostró tener trayectoria en el liderazgo de iniciativas institucionales en gestión documental, la optimización de procesos académico-administrativos y el desarrollo de proyectos de mejora continúa soportados en análisis estratégico, innovación y cultura de calidad. Cuento además con experiencia como auditor interno, docente universitario y emprendedor; a continuación un resumen de la exposición:
El Especialista; Julio Castellanos Ramos; Director de Núcleo Educativo del Municipio de Chinú; manifestó la importancia de iniciar la orientación técnica en cuanto a la gestión documental en el personal directivo y administrativo de los establecimientos educativos oficiales y privados del Municipio de Chinú, además de la organización de libros y registros reglamentarios en los procesos relacionados con la clasificación, organización, conservación y disposición final de los documentos institucionales de tal manera que se garantice el cumplimiento de las normas archivísticas y la trazabilidad de información generada en el marco de la gestión educativa y de la actualización de los libros reglamentarios y expedientes estudiantiles , de tal manera que se garantice el control, soporte y trazabilidad de las actuaciones administrativas y académicas de las instituciones educativas en aras de dar cumplimiento a la Circular No 000224 de 7 de junio de 2024; expedida por la Secretaría de Educación Departamental , que establece los libros y registros reglamentarios de los establecimientos educativos oficiales en la cual se establece el deber de diligenciar la totalidad de los libros y registros reglamentarios establecidos en la anterior circular, con sus respectivas actas de apertura cierre, foliación de hojas y con su respectivo manual de procesos.
Además de la Circular Externa No 005 de 2025 del 17 de julio de 2025; de la Oficina de Control Interno Disciplinario de la Gobernación de Córdoba que solicita el cumplimiento de la gestión documental a cargo de los rectores de los establecimientos educativos .
Reiteró la necesidad de establecer un manual de procesos y definición de responsables además de registrar los avances en el normograma institucional, proyecto de gestión documental, manual de series y subseries documentales, manual de funciones, diagnostico documental, memoria descriptiva, planes de acción de funcionarios y dependencias, formatos institucionales organizados por áreas de gestión, proyecto de tablas de retención y valoración documental y manual de procedimientos, ventanilla única de trámites y correspondencia, por lo que se deben adelantar la gestiones pertinentes.
Además, manifestó la necesidad de continuar fortaleciendo la orientación técnica inicial sobre gestión documental, libros y registros reglamentarios a los directivos y docentes a través de un taller práctico, para dar continuidad y realizar seguimiento a los avances al respecto, por lo que en las memorias del presente evento se incluirá información complementaria para adelantar los procesos de apoyo y acompañamiento.